Impressum / Datenschutz

Diese Website wird herausgegeben von der BRSG Haltern e.V.

Registergericht: Amtsgerichts Marl
Registernummer: VR 10450

Kontakt und 1. Vorsitzende:
Andrea Schmitz
Am Riethgraben 9
45721 Haltern am See
Mobil: 01717921217
E-mail: andreaschmitzbrsghaltern@gmail.com

Datenschutzverordnung der BRSG Haltern e. V.

Präambel

Die BRSG Haltern e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

  • 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Reha-Teilnehmerinnen und Reha-Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

  • 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder und Reha-Sport-Teilnehmer
  1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
  2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname; Nachname; Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Telefonnummer (freiwillige Angabe), E-Mail-Adresse ( freiwillige Angabe), Datum des Vereinsbeitritts (und -Austritt), Bankverbindung (beim Lastschriftverfahren), Einschränkungs-/Behinderungs-/Nachweis (Vereinszweck-/Satzungsgebunden), Abteilungs- und ggf. Sportgruppenzugehörigkeit (Kurs -Nr.), ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, ggf. Medikamentenplan und Arztberichte (beim Koronarsport), ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
  3. Im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Beschäftigten: Vorname, Nachname, Geschlecht, Geburtsdatum, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Telefonnummer, ggf. E-Mail-Adresse, Bankverbindung, Beginn und Ende der Tätigkeit, Ehrenkodex, ggf. Funktion im Verein, Lizenznachweis, Einsatzzeiten und Zahlungen, ggf. Ergebnis der Einsichtnahme in das erweiterte Führungszeugnis, Erklärung über die Inanspruchnahme Steuerlicher Freibeträge, ggf. Sozialversicherungsnummer.
  4. Im Rahmen der Reha-Sport -Teilnahme verarbeitet der Verein insbesondere folgende Daten der Reha-Sport-Teilnehmerinnen und Reha-Sport-Teilnehmer: Vorname, Nachname, Geschlecht, Geburtsdatum, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Telefonnummer (freiwillige Angabe), E-Mail-Adresse ( freiwillige Angabe), Krankenkasse und Versicherungsnummer, Beginn und Ende sowie die Anzahl der Übungseinheiten der Reha-Sport-Verordnung, Gesundheitsdiagnose (angegeben auf der Reha-Sport-Verordnung), ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, ggf. Medikamentenplan und Arztberichte (beim Koronarsport), Abteilung und Sportgruppenzugehörigkeit (Kurs-Nr.).
  5. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
  • 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
  1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung, in der Vereinschronik und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
  2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.
  3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
  4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, ggf. E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer veröffentlicht.
  • 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional sind diese Aufgaben Personen aus dem Gesamtvorstand zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der Datenschutzbeauftragte(r) stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen in Zusammenarbeit mit den datenverarbeitenden Personen zuständig.

  • 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
  1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
  2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
  3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
  • 6 Rechte der Vereinsmitglieder, Beschäftigten und Reha-Sport-Teilnehmer

1)   Soweit die in den jeweiligen Vorschriften beschriebenen Voraussetzungen vorliegen, hat jedes Vereinsmitglied/Beschäftigte(r) und Reha-Sport-Teilnehmer(in) insbesondere die folgenden Rechte:

– das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO,

– das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO,

– das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO,

    (soweit dem keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen)

– das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO,

– das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DS-GVO,

– das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO und

– Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DS-GVO.

  • 7 Kommunikation per E-Mail
  1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-
    Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen
    ist.
  2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen
    Kontakt per E-Mail untereinanderstehen und/oder deren private E-Mail-Accounts
    verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
  • 8 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
  1. Den Organen des Vereins, allen Mitarbeitern oder sonst für den Verein Tätigen ist es
    untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als dem jeweiligen zur
    Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten
    zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das
    Ausscheiden der oben genannten Personen aus dem Verein hinaus.
  • 9 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

  • 10 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
  1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit und den Administrator vorgenommen werden.
  2. Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit und der Administrator sind für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
  3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstands nach § 26 BGB. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.
  • 11 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
  1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –Weitergabe ist untersagt.
  2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
  • 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 08.01.2019 beschlossen und tritt mit Bestätigung durch die Mitgliederversammlung am 21.03.2019 in Kraft.